La donnée : clef ou barrière pour la collaboration dans l’entreprise ?

En Europe, il suffit de faire quelques centaines de kilomètres ou une heure d’avion, pour nous retrouver dans un autre pays. Passée la zone frontalière où tout le monde parle un peu les deux langues, il vous faut maîtriser un autre langage pour comprendre et vous exprimer.
Dans votre entreprise, c’est un peu la même chose. Descendez un étage, traversez un couloir, et des mots apparemment aussi simples que chiffre d’affaires, ventes, client, commande... peuvent avoir une signification bien différente.
Ce fameux langage commun, appelé du vœu de tous, n’est qu’un rêve. Il n’existe pas dans la réalité de notre quotidien. Et des heures sont encore perdues chaque jour pour s’accorder, d’un service à l’autre, ou pour expliquer comment telle ou telle notion est calculée et ce qu’elle représente. Un exemple ? Le « chiffre d’affaires ». Cela vous paraît simple. Mais en réalité, pour le directeur commercial, c’est peut-être le montant des commandes enregistrées, pour le directeur logistique le total des commandes livrées, les factures pour le directeur financier, et les montants encaissés pour le trésorier. Un même indicateur, et au moins quatre résultats différents !

Le rôle des données

Depuis que l’informatique décisionnelle existe (depuis la création du Decision Management System en 1971 par Michael Scott Morton), sa vocation a été de proposer une vision unique de chaque indicateur, avec plus ou moins de succès, en fonction de la volonté de chaque entreprise.
Avec l’explosion du volume de données disponible pour chacun, il est légitime de se poser objectivement la question : les données sont-elles une clef ou une barrière pour faciliter la communication entre fonctions dans l’entreprise ? Ma réponse sera nuancée car je suis convaincue que les données sont une clef universelle, mais elles peuvent tout autant se révéler une barrière, si elles sont mal utilisées.

Le rôle clef des données :
- Rien n’est plus efficace pour communiquer que des données : de longues phrases ne convaincront jamais votre interlocuteur aussi facilement qu’un extrait de votre base de données. Un extrait bien choisi, et si possible représenté de manière visuelle et graphique. Un bon graphique vaut mieux qu’un long discours, nous dit la sagesse populaire. Elle a bien raison !
- Aux débuts du « reporting », des kilomètres de « listing » étaient noircis de chiffres… que personne ne lisait ou presque. Aujourd’hui plusieurs dizaines de formes de représentations graphiques vous permettent de synthétiser votre message.
- Et parce que nous aimons les histoires, l’entreprise aussi, assemble ses données en histoires, les met en récit, pour vous aider à convaincre vos interlocuteurs.


5 conseils pratiques pour transformer les barrières en clefs

Appliquez ces cinq règles, appliquez-les vraiment, et vous constaterez que les données ne sont pas une barrière infranchissable, mais peuvent devenirune clef pour améliorer la performance de votre organisation.

Ouvrir les données et l’analyse à tous
Analyser des données n’est pas un privilège réservé à l’analyste ou au « data scientist ». Aujourd’hui dans nos entreprises, la plupart des managers comprennent leurs données, savent les manipuler, les organiser, les recouper, les présenter, et les raconter. L’accès aux données ne doit pas être réservé à certains, il doit être ouvert à tous. Mais attention la gouvernance doit être toujours présente. Tout le monde ne sait pas ce qu’est un indicateur, une mesure, une dimension… Ouvrir la capacité d’analyse, oui, mais pas n’importe comment : les définitions clefs doivent être validées par les experts.

Utiliser la donnée comme vocabulaire
Tout comme vous achetez un dictionnaire lorsque vous partez en vacances dans un pays étranger, utilisez la donnée comme un lien entre les équipes de l’entreprise. Définir une donnée est un moyen d’échanger. Comprendre comment l’autre analyse une information est le meilleur moyen pour créer de la collaboration. Votre entreprise aime communiquer, elle a juste besoin d’un vocabulaire commun ; la donnée servira de fondation. Commencez par exemple chaque réunion par la présentation d’une donnée, et partez de cette donnée pour prendre des décisions.

Apprenez la grammaire graphique
En complément du vocabulaire, vous devez connaître la grammaire. La grammaire graphique, que Jacques Bertin appelait « la sémiologie graphique » dans son livre éponyme de 1967, vous permet de construire des phrases. Vous assemblez des données, comparez des courbes, des lignes, des points, pour que votre interlocuteur comprenne votre message. Une bonne visualisation est la base du data storytelling.

Soyez curieux
Les données sont comme le coffre à trésor de notre enfance. Elles recèlent des découvertes qui ne demandent qu’à être mises à jour. Fouillez dans vos données, creusez vos dimensions, croisez vos axes, et vous verrez naitre la valeur ajoutée de votre analyse.

Partagez vos découvertes
En partageant les résultats de vos recherches, vous ne vous appauvrirez pas. Au contraire, vous deviendrez riche des commentaires, remarques, analyses de ceux avec lesquels vous aurez partagé l’information.